| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
|
REQUERIMIENTOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN |
|
|
Director Administrativo Control Interno- Equipo Auditor
|
|
|
Normatividad legal vigente
Listas de chequeo
cronogramas entidad |
|
|
Conocimiento general de la entidad y las normas que aplican, técnicas de auditoria, análisis de datos entre otras. |
|
|
ELABORAR PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS |
|
|
Director Administrativo Control Interno- Equipo Auditor
|
|
|
Programa Anual de Auditorias |
|
|
El Programa Anual de Auditorias para la siguiente vigencia debe elaborarse entre los meses de Diciembre y Enero para ser presentado a la alta Dirección (Comité Institucional de Coordinación de Control Interno), para su aprobación. Lo anterior, no implica que este no pueda ajustarse durante la vigencia para lo cual Será nuevamente presentado al comité institucional de coordinación de control interno.
El Programa Anual de Auditorias establecido debe contener entre otros :
1-OBJETIVO DEL PROGRAMA
2-ALCANCE DEL PROGRAMA
3-RECURSOS NECESARIOS
4-PERIODO A AUDITAR
5-AUDITORIAS INTERNAS
6-AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO
7-FECHA DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA.
8-PERIODO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA.
9-DISTRIBUCIÓN DE LAS AUDITORIAS (RESPONSABILIDADES).
10-PROCESOS OBJETO DE AUDITORIA.
11-TÉCNICAS DE AUDITORIA QUE SE PUEDEN UTILIZAR COMO:
Entrevista o indagación.
Encuestas.
Cuestionarios de control.
Flujo grama.
Análisis de Pareto.
Importancia relativa.
Muestreo.
Estratificada.
Confirmación.
Documentaria.
Observación o Inspección.
Análisis de saldos y transacciones.
Calculo aritmético.
Tormenta de ideas.
Espina de pescado.
Matriz de control.
La corrida en paralelo.
Prueba de escritorio.
12- LA PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORIAS INCLUIRÁ ENTRE OTRAS:
El auditor.
Las fechas Programadas para la ejecución de la auditoria.
Fecha de Presentación del Informe de auditoria.
Fecha de Presentación de los Planes de Mejoramiento
Fecha de la ultima acción establecida en el Plan de Mejoramiento.
Fecha de la auditoria de seguimiento
Fecha de cierre de la auditoria.
Nota 1 : El auditor seleccionado debe estar calificado para auditar los procesos; debe ser independiente del área a auditar y no debe existir un conflicto de intereses, ni relación directa con los auditados o las actividades objeto de la auditoría.
Nota 2: Se programan las auditorias y divulgan para que sean conocidas las fechas por parte de los auditados.
Nota 3 : En caso de que el programa de auditorías tenga cambios debido a que el auditado o el auditor no puedan realizar la auditoría en la fecha programada, se debe comunicar a la directora de control interno con la suficiente antelación y justificar los motivos, a fin de que se reprograme la respectiva auditoria.
Nota 4: La secretaria de la unidad de control interno realizará las gestiones para garantizar que el programa anual de auditorias una vez aprobado, sea publicado en la página web.
Nota 5: La secretaria de la unidad de control interno, enviará a cada auditor el programa anual de auditorias, con el fin de que los mismos programen su trabajo durante la vigencia.
Nota 6: La secretaria de la unidad de control interno entregará a cada auditor una carpeta con los separadores del proceso de auditoria "para archivar los documentos de la misma".
|
|
|
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA |
|
|
EQUIPO AUDITOR - Director Administrativo
|
|
|
|
1- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA.
Elabore el cronograma de ejecución de auditoria.
2- Consulte la siguiente información y tengala en cuenta para el proceso de auditoria: Ingresar a la página de la Alcaldía, al aplicativo Isolución, pagina Contraloría General del Municipio, página de la Contraloría General de la República y a diferentes fuentes de información y consulte el tema a auditar, relacionado con la auditoría a realizar como:
Misión, Visión
Valores Corporativos
Estilo de Dirección
Políticas
Acuerdos
Mapas de Riesgos
Red de Procesos
Organigrama
Manual de funciones
Medios de comunicación
Plan de Desarrollo
Plan de Acción
Indicadores
Clientes
Necesidades
Características
Responsabilidades y autoridades
Rendición de Informes
Normas y legislación aplicables.
Registros, listados
Procedimientos
Proyectos.
Plan de Ordenamiento Territorial (POT).
Plan Indicativo.
Programa de Gobierno.
Presupuesto.
Planes de Trabajo
Contratos, entre otros.
3- Preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoria.
Tener en cuenta lo siguiente :
3.1. Previamente a la ejecución de la auditoría, leer y analizar detalladamente todos los documentos solicitados, con el propósito de tener una comprensión clara de la información en relación con las actividades a auditar.
3.2 Establezca los aspectos específicos del proceso a auditar de acuerdo al alcance y objetivo definido en la auditoria.
3.3 Con base en el análisis de la información definir los criterios o temas a verificar durante el desarrollo de la auditoria, plásmelos en el formato (Planeación de la Auditoría).
3.4 Cuando la auditoria se designe a un equipo de trabajo; el auditor Líder del equipo de auditoria designará que tema auditara cada auditor que hace parte de su equipo de trabajo.
3.5 Cuando se designe solo un auditor para ejecutar la auditoria este se hará cargo de todo el proceso de auditoria.
3.6 Determinar las técnicas de auditoria a utilizar.
3.7 Comunicación de apertura de auditoria:
Enviar comunicación, y notificar a la autoridad del Proceso y los posibles auditados, con ocho días de anticipación a la ejecución de la auditoria; informando sobre la auditoría a realizar y la fecha de apertura. Para lo anterior el auditor solicitará a la Secretaria de la Unidad de Control Interno, envíe la comunicación a la Secretaría respectiva.
|
|
|
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA |
|
|
Director Administrativo - EQUIPO AUDITOR
|
|
|
Acta de Reunión General
Entrevistas, flujogramas, cuestionarios, análisis de datos , muestreo
Listas de chequeo
Actas de visitas
|
|
|
1- APERTURA DE AUDITORIA
Realizar la reunión de apertura de la auditoria con la Directora de Control Interno, el Equipo Auditor y los participantes de la auditoria.
El propósito de la reunión de apertura es:
1,1 Proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria y se realiza una presentación por parte de la unidad de control interno.
1,2 Conformar los canales de comunicación.
1,3 Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.
1.4 El auditado hace una breve presentación de la gestión realizada respecto del tema y el periodo a auditar.
El auditor levantará acta de reunión.
2, TRABAJO DE CAMPO
2,1 Ejecutar la auditoria en el tiempo previsto. Hacer preguntas o intervenciones cortas, precisas, claras y correctamente formuladas.
2.2 Solicitar una muestra representativa de los documentos, registros, etc, analizar su contenido, pedir explicaciones al auditado y compararlos con los documentos referenciales internos (procedimientos, manuales, información básica etc) así como documentos externos.
2,3 Solicitar auditorias anteriores internas o externas y demás información necesaria de acuerdo a la técnica de auditoria establecida.
2,4 Tener una actitud respetuosa con los auditados.
2,5 Verificar las evidencias en cada etapa de la auditoria.
2,6 Evaluar el desempeño del proceso, en función de los indicadores; estableciendo la tendencia y el porque de su comportamiento.
2,7 Verificar la aplicación de la mejora continua en el proceso a través de las acciones correctivas y preventivas tomadas; al Igual que proyectos de mejora implementados.
2,8 Solicitar los Mapas de Riesgos de gestión, corrupción y proceso, y verificar aleatoriamente las acciones tomadas.
2,9 Verificar la aplicación de los procedimientos, registros, Manuales, acciones correctivas de auditorias anteriores, entre otros.
2,10 Verificar la difusión de los sistemas (MIPG y MECI) en los servidores públicos por parte de la dirección.
2,11 Verificar en todo momento la implementación de los sistemas (MIPG y MECI) y verificar que se mantengan de manera eficaz.
2,12 Verificar el cumplimiento por parte de la Alcaldía, de la plataforma estratégica, (misión y visión, valores corporativos, pensamiento ideológico, estilo de dirección, políticas, indicadores, Plan de Desarrollo, Planes de Acción, Plan de Ordenamiento Territorial (POT), entre otros).
NOTA: Considerar todos los aspectos específicos que se han relacionado en el formato (planeación de la auditoria). Lo anterior no debe limitar el alcance y profundidad de la auditoria, la cual en un determinado momento pueda requerir de la verificación de aspectos que no se han considerado previamente.
2,13 Analizar de manera ágil y metódica las respuestas por parte del auditado, con el propósito de enfocar la temática de la auditoría y facilitar la concreción de la mejora continua implementada, posibles debilidades, fortalezas y oportunidades de mejora.
2,14 Diligenciar en el formato (Planeación de la Auditoría), en el campo verificación del criterio, en forma resumida pero clara las evidencias objetivas que soporten una determinada debilidad, mejora continua, fortaleza y oportunidad de mejora, con el fin de facilitar la presentación formal de las conclusiones de la auditoría.
2,15 Solicitar copia de las evidencias (Documentos soportes de las posibles debilidades encontradas); al igual que de las oportunidades de mejora o fortalezas encontradas y mejora continua.
2,16 Es conveniente aplicar criterios de muestreo para el análisis de la documentación.
2,17 Revisar las debilidades encontradas y cualquier otra información recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma.
|
|
|
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL INFORME PRELIMINAR O DEFINITIVO DE AUDITORÍA |
|
|
Director Administrativo - EQUIPO AUDITOR
|
|
|
Informe preliminar
Evidencias
|
|
|
1. ELABORACIÓN:
-Elaborar el informe: El auditor elabora el informe de auditoria de acuerdo a lo encontrado en el trabajo de campo y cumpliendo los tiempos establecidos en el formato (cronograma de ejecución de auditoria).
2. REVISIÓN: (Primera Revisión):
2.1 El auditor entrega a la secretaria de la unidad de control interno para su radicación y posterior entrega a la Directora de Control Interno para su revisión, cumpliendo los tiempos establecidos en el (cronograma de ejecución de auditoría).
2.2 La Directora de Control Interno revisa el informe y realiza los ajustes del mismo, lo entrega a la secretaria para que lo radique y devuelva al auditor para los ajustes respectivos.
2.3 El auditor debe realizar los ajustes dentro de los dos (2) días siguientes al recibo del informe corregido.
3. APROBACIÓN:(Segunda Revisión)
3.1 El auditor nuevamente entrega a la secretaria de la unidad de control interno el informe corregido, para su radicación y posterior entrega a la Directora, quien realiza la nueva revisión.
3.2 Una vez ajustado el informe por parte del auditor y nuevamente revisado por la directora de control Interno se aprueba el informe para el proceso de socialización con la Secretaría de despacho respectiva.
|
|
|
|
|
Director Administrativo - EQUIPO AUDITOR
|
|
|
Acta de Reunión
Presentaciones
Registro fotográfico
|
|
|
Socialización del Informe de Auditoria:
1.Una vez aprobado el informe para la socialización, el auditor solicita a la secretaria de la unidad de Control interno programar la mesa de trabajo con la Secretaría de despacho respectiva, teniendo en cuenta la fecha planteada en el formato (cronograma de ejecución de auditoría).
2. Realizar la reunión con los auditados de acuerdo a la fecha programada en el cronograma de ejecución de auditoría.
3. Realice una presentación en PowerPoint donde realce las
fortalezas, oportunidades de mejora, mejora continua y debilidades encontradas. Indicando la norma que incumplió, el por que la incumplió y la evidencia de incumplimiento.
4. Presentar en forma verbal la relación de las debilidades, oportunidades de mejora y fortalezas detectadas, soportándolas de la manera mas detallada, con las evidencias objetivas correspondientes.
5. Evitar utilizar términos técnicos confusos.
6. Ser preciso en las preguntas y respuestas.
7. Evitar distracciones, respuestas generales o fuera de contexto.
8. Al redactar, evitar ambigüedades y generalizaciones.
9. Evaluar la comprensión de la información provista a los auditados y asegurarse de que tengan claridad de las debilidades detectadas. En caso de que los auditados tengan dudas de las debilidades detectadas, aclare de nuevo la información hasta lograr su total comprensión.
10. En caso de que el auditado no acepte alguna de las debilidades detectadas por el auditor y estas no tengan evidencias objetivas y demostrables, no deben incluirse en el informe final, de lo contrario si el auditor tiene evidencias objetivas y demostrables se discutirá con la Directora de Control Interno y de acuerdo al análisis se incluirá en el informe de auditoria final la debilidad detectada.
11. Expresar las debilidades en un lenguaje sencillo, claro y técnicamente adecuado.
12. Las evidencias objetivas deben ser contundentes y estar basadas en una interpretación correcta.
Nota: Indicar el tiempo que tiene la autoridad del proceso para elaborar y enviar el Plan de Mejoramiento a la unidad de Control Interno.
13, Informar además, que el proceso de auditorias termina cuando se realiza cierre de las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento; Para lo cual se efectuará una auditoria de seguimiento al cumplimiento de las acciones propuestas en dicho Plan.
Indicar también a la autoridad del proceso, que las acciones correctivas planteadas en el Plan de Mejoramiento deben elaborarse en conjunto con los responsables del proceso. A fin de que se garantice la identificación de todas las causas que generaron las debilidades encontradas y que las acciones propuestas garanticen la eliminación de raíz de las causas identificadas.
Nota: Indique además, que se pueden utilizar diferentes herramientas estadísticas para la identificación de las causas, como (Espina de pescado, Lluvia de Ideas, diagrama de causa y efecto, entre otras),
Levante acta de socialización del informe.
|
|
|
ENVIO DEL INFORME PRELIMINAR O DEFINITIVO DE AUDITORÍAS |
|
|
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO - EQUIPO AUDITOR - Director Administrativo
|
|
|
Gestión Electrónica Documental - GED -
Oficio de remisión de envió de informe por el Ged.
Informe escaneado.
|
|
|
1- Una vez socializado el informe, el auditor lo entregará a la Secretaria de la unidad de control interno, cumpliendo los términos establecidos en el formato (cronograma de ejecución de auditoría), para su posterior envío.
La Secretaria de la Unidad de Control Interno inmediatamente, o máximo al día siguiente, enviará el informe a través del aplicativo Gestión Documental GED, a los auditados. |
|
|
EL AUDITADO EJERCE EL DERECHO DE CONTRADICCIÓN |
|
|
AUDITADOS - Director Administrativo - EQUIPO AUDITOR
|
|
|
Gestión Electrónica Documental - GED -
Oficio de la Secretaria auditada .
Plan de Mejoramiento suscrito
|
|
|
Si NO lo ejerce:
Suscribir plan de mejoramiento
Nota:
Como no se ejerció el derecho de contradicción el informe preliminar o definitivo, queda en firme y no hay lugar a enviar informe definitivo. (Pasar al punto 9 (Distribución y Publicación del informe de auditoria). |
|
|
ANALISIS DEL DERECHO DE CONTRADICCION |
|
|
Director Administrativo - EQUIPO AUDITOR
|
|
|
Gestión Electrónica Documental - GED -
Oficio Derecho de contradicción
|
|
|
SI lo ejerce:
Análisis del derecho de contradicción
1- El auditado ejerce el derecho de contradicción y lo envía a la Unidad de Control Interno, con todas las evidencias que desvirtúen las debilidades, estas deben ser entregadas a la secretaria de la unidad de Control Interno, la cual radicará el documento y lo traslada al auditor.
2- El auditor debe realizar el análisis y preparar el informe definitivo en máximo tres días, una vez recibido el derecho de contradicción.
3- El auditor con la directora de control interno, analiza lo consignado en el informe definitivo.
Si los auditados tienen razón, si hay lugar a ello se elimina la debilidad, de lo contrario se ratifica en el informe definitivo. |
|
|
DISTRIBUCIÓN Y PUBLICACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA |
|
|
EQUIPO AUDITOR - SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO
|
|
|
Oficio de entrega de informe
Publicación página web
|
|
|
1- El auditor entrega el informe a la secretaria de la unidad de control interno para la distribución a los auditados y al comité Institucional de Control Interno.
El auditor debe realizar seguimiento, cuando se generen debilidades en los procesos de auditoria, para garantizar que los auditados envíen el plan de mejoramiento en los términos establecidos (15 días).
Si los auditados no envían el plan de mejoramiento en los términos, solicitarlo nuevamente por escrito y garantizar el cumplimiento del envío..
2.La secretaria de la Unidad de Control Interno, realiza las gestiones para garantizar la publicación del informe en la página WEB.
Nota: Las auditorias efectuadas por los diferentes entes externos también serán publicadas en la pagina web y enviadas al comité institucional de Control Interno, actividad que esta a cargo de la secretaria de la unidad de control interno. |
|
|
ARCHIVO Y ENTREGA DE LA CARPETA DE AUDITORÍA |
|
|
|
Portada Legajos o Carpetas de Archivo
Expediente de auditoria con todos los soportes debidamente legajados.
|
|
|
Una vez entregado el informe definitivo para su distribución y publicación, al día siguiente el auditor deberá entregar el expediente de auditoria a la secretaria de la unidad de control interno, el cual debe contener:
1-Formato (planeación de la auditoria), con todos los soportes.
2-Formato (cronograma de Ejecución de auditoria).
3-Comunicación de apertura de la auditoria.
4-Acta de apertura de la auditoria.
5- Presentación de socialización del informe de auditoria (Acta de socialización).
6- Informe preliminar o Definitivo.
7- Soportes de las evidencias, identificando numéricamente a cual debilidad, mejora o fortaleza pertenece.
8- Derecho de contradicción (si aplica).
9- Informe definitivo (Si aplica).
Nota: 1- El expediente debe entregarse foliado, igualmente el auditor debe entregar a la secretaria de la unidad de control interno una carpeta en medio magnético con toda la información, la cual será custodiada por la secretaria de la Unidad de Control Interno.
Nota: 2- La Secretaria de la Unidad de Control Interno realiza una matriz consolidada de las debilidades encontradas en las auditorias internas y externas, la cual será publicada en la pagina WEB trimestralmente, así:
Periodo a Evaluar Fecha Publicación
Enero - Marzo Abril.
Abril - junio Julio.
Julio - Septiembre Octubre.
Octubre - Diciembre. Enero
|
|
|
ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO |
|
|
|
Plan de Mejoramiento en formatos preestablecidos |
|
|
1. Diligenciar el formato V4 EMI-MG7-FR001 (Planes de Mejoramiento), establecer en conjunto con los responsables del proceso todas las acciones que sean necesarias para eliminar de raíz las causas que originaron las debilidades encontradas, así mismo realizar las correcciones necesarias.
Nota: Cuando se trate de Planes de Mejoramiento para entes Externos nos ceñiremos a los formatos establecidos por ellos, pero aplicaremos nuestro procedimiento.
El plan de mejoramiento será coordinado por LA DIRECTORA DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO CON LAS DIFERENTES SECRETARÍAS.
1. Cuando sean auditorias de la Contraloría General del Municipio (CGM).
1. 1- Se debe enviar dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del informe definitivo, oficio al ente de control, indicando que el Plan de Mejoramiento se suscribió. Dicho oficio debe estar firmado por El Señor Alcalde y/o Secretario de Despacho respectivo.
Esta actividad será coordinada por la Unidad de Control Interno.
2. Cuando sean auditorias de la Contraloría General de la República (CGR).
2. 1- Una vez recibido el informe por parte de la Contraloría General de la República (CGR), se debe enviar inmediatamente solicitud de apertura del aplicativo SIRECI, para el cargue del Plan de Mejoramiento.
Esta actividad será coordinada por la Unidad de Control Interno.
2. 2- Una vez aperturado el aplicativo SIRECI, para el cargue del Plan de Mejoramiento, se tienen quince (15) días para ingresarlo.
Esta actividad será coordinada por la Unidad de Control Interno.
3. Cuando sean auditorias del Archivo General de la Nación,
3.1- Se debe enviar el Plan de Mejoramiento dentro de los quince (15) días siguientes al recibo del informe definitivo.
Esta actividad será coordinada por la Unidad de Control Interno.
2. El secretario de despacho aprobara el plan de mejoramiento, de manera que se garantice que las acciones propuestas son estratégicamente adecuadas, que los recursos necesarios para su cumplimiento van a ser suministrados y que el tiempo previsto para la ejecución de las actividades propuestas va a ser cumplido oportunamente.
3. Así mismo hacer firmar de los responsables de las acciones a fin de que conozcan las responsabilidades que tienen en las actividades descritas en el Plan de Mejoramiento y se comprometan con la realización de las mismas.
4. Entregar una copia del formato plan de mejoramiento a la unidad de control interno, dentro de un plazo máximo de 15 días calendario después de entregado el informe de auditoría.
5. La Autoridad del proceso debe:
5.1 Socializar el plan de Mejoramiento con los involucrados y entregar una copia del mismo.
5.2 Realizar seguimiento y asegurarse del cumplimiento de las acciones permanentemente antes de que el auditor efectué el seguimiento.
|
|
|
RECEPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO |
|
|
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO
|
|
|
|
PLANES DE MEJORAMIENTO INTERNOS:
La secretaria de la unidad de Control Interno, recepcionará los planes de mejoramiento internos, como mecanismo de control llevara un inventario de los planes de mejoramiento, enumerándolos de acuerdo a la fecha de recibo.
Posteriormente los radicara y los pasara a cada auditor que ejecuto la auditoria interna, para ser incorporado en la carpeta respectiva para su posterior seguimiento.
PLANES DE MEJORAMIENTO EXTERNOS:
La secretaria de Control Interno, realiza un inventario, los enumera y los pasa a la Directora de la unidad de Control Interno para su conocimiento, los archivará en la carpeta correspondiente de la auditoria para su posterior seguimiento.
|
|
|
PUBLICACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO |
|
|
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO
|
|
|
|
La secretaria de la unidad de Control Interno igualmente elaborará la matriz consolidada de los Planes de Mejoramiento internos y externos, realizará las gestiones pertinentes para garantizar su publicación en la pagina web de la Alcaldía trimestralmente, así:
Periodo Fecha Publicación
Enero - Marzo Abril.
Abril - junio Julio.
Julio - Septiembre Octubre.
Octubre - Diciembre. Enero
A fin de que todos los ciudadanos conozcan las acciones a ejecutar.
|
|
|
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO |
|
|
|
|
1- El auditor designado informará a la autoridad del proceso la fecha en la cual realizara el seguimiento al Plan de Mejoramiento.
2- Las auditorias se realizarán trimestralmente, así:
Periodo a Evaluar Fecha Elaboración
Enero - Marzo Abril.
Abril - junio Julio.
Julio - Septiembre Octubre.
Octubre - Diciembre. Enero
3- El seguimiento a las acciones establecidas también podrán verificarse en otras auditorias programadas en el Plan Anual de Auditorias.
4-Los responsables revisarán el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.
5-Verifique las actividades contenidas en el Plan de Mejoramiento, de tal forma que hayan sido ejecutadas en su totalidad.
6-Verifique la efectividad de las acciones tomadas.
Nota 1: En caso de que el Plan de Mejoramiento se haya cumplido en su totalidad y las acciones tomadas hayan sido efectivas, realice cierre de la auditoria.
Nota 2: En caso de que el Plan de Mejoramiento no se haya cumplido en su totalidad; no haga cierre de la auditoria.
Elabore el informe de seguimiento de la auditoria, indicando los motivos por los cuales no se dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento. informe a la autoridad del proceso que debe realizar un nuevo Plan de mejoramiento.
Vaya al punto 4. (elaboración).
Nota 3: En caso de que el auditor haya participado en alguna actividad del Plan de Mejoramiento, éste no puede ser programado para realizar la auditoría de seguimiento, dado que esta actuación hace que se pierda su condición de independencia y objetividad.
Nota 4: Los seguimientos a los Planes de Mejoramiento :
1- Institucional, Evaluación Independiente.
2- Auditorias de Órganos de Control.
3-Serán efectuados trimestralmente o semestralmente, de acuerdo a la normatividad aplicable.
|
|
|
DISTRIBUCIÓN Y PUBLICACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO |
|
|
SECRETARIA DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO
|
|
|
Gestión Electrónica Documental - GED -
Informe de Auditoria definitivo.
publicación de los informes en la página WEB. |
|
|
1. Una vez socializado el informe, el auditor lo entregará a la Secretaria de la unidad de control interno, para su posterior envío.
La Secretaria inmediatamente, o máximo al día siguiente, enviará el informe a través del aplicativo Gestión Documental GED, a los auditados.
La secretaria garantizará la publicación de los informes en la página WEB.
1- El auditor entrega el informe a la Secretaria de la unidad de Control Interno para su distribución a los auditados y al comité Institucional de Control Interno.
El auditor debe estar pendiente, cuando se generen debilidades en los procesos de auditoria, para que los auditados envíen el plan de mejoramiento en los términos establecidos (15 días).
2.La secretaria de la unidad de Control Interno realiza las gestiones para garantizar la publicación del informe en la página WEB.
|
|
|
COMITÉ DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL |
|
|
|
Informe de avances del Programa Anual de Auditorias
informe del estado de los Planes de Mejoramiento entre otros temas.
Informe resultado de auditorias externas e internas.
|
|
|
Presentar al Comité coordinador de control interno:
El informe de avances del Programa Anual de Auditorias
El informe del estado de los Planes de Mejoramiento entre otros temas.
El resultado de los informes de auditorias externas e internas. |
|
